Nhiều năm kinh nghiệm trong việc thi công các dự án xây dựng, ở mỗi dự án chúng tôi tham gia, các kỹ sư MEC luôn có sự chuẩn bị rất chu đáo để đảm bảo rằng mỗi giai đoạn thi công để theo đúng lịch trình. Chúng tôi cho rằng để bắt đầu một dự án MEP, cuộc họp khởi động dự án là rất quan trọng, vì nó tạo ra sự phối hợp trong đội và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều sẵn sàng trước khi thi công công trình. Dưới đây là 4 bước mà một cuộc họp khởi công dự án thường được thực hiện.

Bước 1: Trình bày cho các nhân viên dự án
Kế hoạch cho dự án bao gồm không chỉ đưa ra các nhiệm vụ đã được sắp xếp, mà còn tạo ra một cơ cấu tổ chức. Trong một dự án MEP, cuộc họp khởi công là dịp để thực hiện các việc như: trình bày cơ cấu tổ chức dự án cho tất các đội và các thành viên và vị trí mà họ đảm nhiệm. Họ có thể được phân công theo vai trò, ví dụ như kỹ sư cơ, điện, nước hoặc theo các giai đoạn của dự án như giai đoạn thiết kế, xây dựng và vận hành thử.

Bước 2: Xem xét quy mô dự án và lên kế hoạch
Khi các nhân viên dự án biết được vai trò của mình, bước tiếp theo là cung cấp chi tiết công việc để hoàn thành. Một dự án đầu tiên được phân nhỏ thành các quy tắc kỹ thuật và sau đó được lên kế hoạch lắp đặt. Ví dụ, mảng dự án chính là về kỹ thuật điện, nó có thể được chia nhỏ hơn thành các loại như bảng phân phối điện, hệ thống chiếu sáng, động cơ điện.

Bước 3: xem xét các giai đoạn dự án và tài liệu tương ứng
Các tài liệu là rất quan trọng xuyên suốt tất cả các giai đoạn của dự án. Quá trình thiết kế phải tuân theo một bộ tiêu chuẩn, quá trình xây dựng phải tuân theo bản vẽ và các thông số kỹ thuật, và vận hành phải đảm bảo kết quả cuối cùng và các tài liệu đã được phê duyệt phải tương thích. Cuối cùng, các tài liệu hướng dẫn xây dựng sẽ cung cấp cơ sở cho việc vận hành và bảo trì tòa nhà.

Bước 4: Xác định kênh giao tiếp
Một mặt rất quan trọng của một cuộc họp khởi công là xác định kênh giao tiếp. Trong một dự án đa ngành với sự tham gia của nhiều đội, ví dụ như dự án MEP, không quản lý được sự thông tin sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn, đặc biệt là liên quan tới các bản tài liệu và chi tiết kỹ thuật. Khi các tài liệu của dự án được trình bày, việc chỉ ra ai là người chịu trách nhiệm vận hành và tài liệu được gửi đến ai, cũng như các kênh thông tin được sử dụng như thế nào rất quan trọng.

Mặt khác, trong cuộc họp khởi động công trình, các kỹ sư MEP thấy rất quan trọng để chỉ ra rằng quản lý rủi ro phải được theo sát và thường trực. Khi vận hành một dự án MEP, an toàn lao động cũng quan trọng như việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của công trình.